Wenn du dich bereit erklärst, eine Aktion zu übernehmen, gibst du anderen dann auch ein Versprechen darüber, bis wann du es erledigt haben wirst (das sogenannte “was-bis-wann”)? So sehr diese Praxis auch in der heutigen Businesswelt allgemein empfohlen wird, erlaube mir, eine Gegenmeinung anzubieten: Diese Praxis hat große Nachteile und verdeckt einen besseren Weg, der aus einem gänzlich anderen Paradigma stammt.
Der angebliche Vorteil davon, routinemäßig nach einem “was-bis-wann”zu fragen, sobald man sich bereit erklärt, eine Aktion zu übernehmen, ist simpel und direkt: es erhöht das Vertrauen der anderen, dass wir es wirklich tun werden, fordert uns auf, uns unsere eigenen Versprechen bewusst zu machen, und schafft mit der Zeit Vertrauen, indem wir anderen zeigen, dass wir unsere Versprechen managen können. Klingt großartig, und manchmal ist es das – es ist weitaus besser als eine Umgebung, in der sich niemand auf irgendwas verlassen kann, weil alle ständig nur an dem arbeiten, was gerade ihre Aufmerksamkeit in Anspruch nimmt. Mein Vorschlag ist nicht, dass ihr Was-bis-Wanns über Bord werft und in diese Art des unbewussten Chaos zurückfällt.
Priorisierung im Dunkeln
Doch es gibt Zeiten, in denen die Realität unsere sorgfältigen Pläne sowieso einfach zu Schutt zerschmettert, trotz all unserer bewussten Übernahme von Versprechen, die wir andernfalls einhalten würden. Und selbst wenn wir es zeitweilig schaffen, die wilden Launen der Realität zu kontrollieren, hat der was-bis-wann Ansatz immer noch bedeutende Kosten und Risiken – und es gibt etwas Besseres.
Um meinen Punkt der Kosten und Risiken zu illustrieren, lass uns sagen, dass ich in einem Meeting bin und mich bereit erkläre, eine Aktion zu übernehmen. Du fragst mich, bis wann ich sie erledigt haben werde. Ich denke eine Sekunde nach und sage “bis Dienstag”, was dich zufriedenstellt und auf diese Weise haben wir einen provisorischen sozialen Vertrag. Hier ist das Problem damit: Als ich mich bereit erklärt habe, die Aktion bis Dienstag zu erledigen, habe ich in Wirklichkeit keine zusätzliche Zeit erschaffen, um sie zu erledigen, so schön das auch wäre. Das bedeutet also, dass ich diese Aktion in einer Liste anderer, möglicher Dinge, die ich in dieser Zeit tun könnte, einpriorisieren muss und damit etwas anderes de-priorisiere.
Als ich dir das was-bis-wann Versprechen gegeben habe, habe ich also einen Priorisierungsentscheidung getroffen, der einen Einfluss auf viele andere Aktionen hat, die ich auf dem Zettel habe – und ich habe es getan, ohne sie überhaupt anzuschauen, komplett blind und sicherlich ohne die relativen Prioritäten von allem abzuwägen, das ich auf dem Zettel habe. Mein bewusstes Versprechen ging einher mit unbewusster Priorisierung. Wenn ich noch einen Schritt weiter gehe, dann habe ich jetzt ein neues Risiko geschaffen: Dass ich am Ende an etwas arbeiten werde, um einem Versprechen treu zu bleiben – oftmals ein künstliches Versprechen – unabhängig davon, ob es für mich die wichtigste Sache ist, an der ich aktuell angesichts des größeren Sinn und Zwecks der Organisation arbeiten sollte.
Wenn Was-bis-Wanns durch die Gegend fliegen, dann endet das leicht in dem Versuch, auf unbewusste Weise Versprechen nachzujagen, statt bewusst auszuwählen und in jedem Moment an der wichtigsten Aktion zu arbeiten. Und nur weil du jemandem ein bis-wann in Verbindung mit einer Aktion versprochen hast, macht es das nicht zum Wichtigsten, was es zu tun gilt; manchmal macht es sogar Sinn, ein Versprechen fallen zu lassen, um eine wichtigere Aufgabe anzugehen, die du nicht vorausgesehen hast, als du das ursprüngliche Versprechen gegeben hast.
Sicher, du kannst das managen, indem du die Erwartungen neu verhandelst, doch das ist eine weitere Sache, die du managen musst und somit weitere Kosten in Verbindung mit einem bis-wann Versprechen – das erhöht die Rigidität und braucht ständig Energie, um es zu halten. Doch ein weiterer heimtückischer Kostenfaktor ist das Gewicht eines drohenden bis-Wanns: Es fügt einen psychischen Stressor hinzu und verleitet uns dazu, in unseren eigenen “sollte”s stecken zu bleiben, was einfach nur Realitätsverweigerung ist. Manchmal versuchen wir auf magische Weise mehr Stunden pro Tag herbei zu zaubern, um mit dem Stress eines bis-Wanns fertig zu werden, oftmals, indem wir die Stunden von unserer Erholungszeit abzwacken, was ziemlich ermüdend und alles andere als nachhaltig sein kann.
Trotz allem kann ich es wirklich gut verstehen – der bis-wann Ansatz hilft uns dabei, uns selber weiszumachen, dass die Realität wesentlich vorhersagbarer und kontrollierbarer sei, als sie es wirklich ist, und das ist eine der beruhigendsten Täuschungen, auf die wir Menschen uns einlassen. Und auf dieser vorhersagen-und-kontrollieren Grundlage baut sie Vertrauen auf – sie lockt andere hinein in diese Täuschung, so dass auch sie sich in Sicherheit wiegen können. Und das funktioniert, zumindest bis zu einem Punkt – es schafft Vertrauen. Obwohl es auf einer furchtbar wackeligen Grundlage fußt, ist es immer noch besser als unbewusstes Chaos. Noch mal, ich möchte niemandem nahelegen seine was-bis-wann Versprechen über Bord zu werfen, zumindest nicht, bis es einen effektiven Ersatz gibt.
Bild: Brian Robertson, HolacracyOne
Sich rückhaltlos der Realität stellen
Was kann also die Illusion von Kontrolle ersetzen, die wir anderen durch unsere was-bis-wann Gewohnheit bieten? Zunächst brauchen wir einen guten Weg, um unser Leben und unsere Arbeit zu organisieren; einen, der es uns erlaubt, zuverlässig alles zu halten, das wir tun könnten, und stets sicher zu sein, dass wir an der wichtigsten Sache arbeiten, die wir in einem bestimmten Moment tun könnten, auf komplett bewusste Weise und ohne, dass uns Dinge durchrutschen. David Allens brillante Getting Things Done® (GTD) Methode ist bei weitem der beste Ansatz, den ich dafür auf der individuellen Ebene gefunden habe, und es gibt ähnliche Methoden für die Team-Ebene, so wie die Agile Project Management Methoden, die in der Software Industrie entwickelt worden sind.
Sobald du Systeme eingerichtet hast, die einen bewussten Arbeitsfluss unterstützen, kannst du Vertrauen aufbauen, indem du anderen Transparenz, begründete Voraussagen (keine Versprechen) und einen Weg anbietest, um deine Prioritäten zu beeinflussen. Statt ihnen die Illusion von Vorhersagbarkeit anzubieten (während du selber es kaum schaffst, alles zusammenzuhalten), involvierst du sie in deinen Prozess, dich von Augenblick zu Augenblick rückhaltlos der Realität zu stellen, und stets an der allerwichtigsten Sache zuerst zu arbeiten.
Was ist nun mit bis-wann Versprechen gegenüber Kund*innen oder mit anderen externen Deadlines? Manchmal musst du ein bis-wann Versprechen machen und es managen, doch es gibt sehr viel zu gewinnen, wenn man das zur Ausnahme erklärt und nicht zur Regel. Und sogar wenn es sich normal und notwendig anfühlt, gibt es oft andere Optionen. Oder wie ich meinen Kund*innen sagte, als ich eine Software Entwicklungsfirma hatte: Wollt ihr, dass ich euch ein Datum verspreche, von dem wir beide wissen, dass es eine Lüge ist, und euch kurz vor diesem Datum mit einer unerwarteten Änderung überrasche, der ihr dann auf Gedeih und Verderb ausgeliefert seid? Oder wollt ihr, dass ich euch tagtäglich so viel Transparenz und Kontrolle gebe, so dass ihr mir nicht glauben müsst, weil ihr genau seht, wo wir stehen und wohin wir jeden Augenblick gehen, und in der Lage sein, die Richtung des Projekts währenddessen zu beeinflussen? Die meisten Kund*innen wählen letzteres und wir richteten die organisationalen Prozesse ein, um das zu unterstützen.
Was kannst du also tun, um deine eigene was-bis-wann Gewohnheit zu verändern? Führe zuerst ein gutes individuelles Organisationssystem wie GTD® ein, das auf der Grundlage von dynamischer Steuerung basiert – das ist eine Vorbedingung, um Was-bis-Wanns hinter sich zu lassen, ohne große Kosten in puncto Vertrauen und der Fähigkeit, Ergebnisse zu liefern. Darüber hinaus sei dir der Kosten stärker bewusst, wann immer du ein bis-wann Versprechen abgibst – du triffst eine Priorisierungsentscheidung im Dunkeln, verleitest dich dazu, zuerst an etwas zu arbeiten, das nicht das Wichtigste ist, und zwingst dich dazu, einen stressigen vorhersagen-und-kontrollieren Management Prozess zu benutzen, um das Versprechen zu halten. Gib das bis-wann, wenn es sich wirklich wichtig anfühlt und die Kosten rechtfertigt, und wann immer möglich ersetze es, indem du anderen mehr Transparenz und Einfluss in Bezug auf deine Arbeit und dein System der Priorisierung gibst. Und schließlich, suche nach Wegen, um das auf der Ebene des Teams und der Organisation zu verkörpern, mit Praktiken wie Holacracy und Agile Projekt Management, um die gesamte Firma von ihrer vorhersagen-und-kontrollieren Sucht zu entwöhnen, um sich in einem wahrnehmen-und-antworten Arbeitsfluss rückhaltlos der Realität zu stellen.
Dieser Artikel ist zuerst am 2. Mai 2011 auf Holacracy.org veröffentlicht worden. Die Übersetzung stammt von Xpreneurs mit freundlicher Genehmigung von HolacracyOne.