Drei Typen von Vereinbarungen in Holacracy

Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel

Vereinbarungen in Organisationen sind nützlich, um Spannungen, Misskommunikation und Reibungsverluste zu minimieren und Erwartungen zu klären. Doch manchmal sind die Vereinbarungen selbst das Problem, wenn sie vage oder übergriffig formuliert sind. Einer der häufigsten Formfehler, die typischerweise in holakratischen Organisationen auftauchen, ist ein unangemessener Gebrauch von Richtlinien. In diesem Artikel zeige ich die Gründe dafür auf und stelle den größeren Kontext her, durch dessen Verständnis das Problem vermieden werden kann.

Grundsätzlich muss man zwischen den folgenden Typen von Vereinbarungen in Holacracy unterscheiden:

1. Governance
2. Beziehungsvereinbarungen
3. Arbeitsvertrag

Jedes dieser „Medien“ wird genutzt, um bestimmte Erwartungen explizit zu machen und festzuhalten und hat eigene Spezifikationen. Das Problem entsteht, wenn diese Kategorien aufgrund von Unkenntnis in der Praxis unreflektiert vermischt werden.

1) Governance

Was Holacracy aus Sicht normaler Mitarbeitender attraktiv macht, ist, dass sie daran teilhaben können, wie sie ihre Zusammenarbeit innerhalb ihres Kreises regeln wollen - in Form expliziter Governance. Sie dürfen an der Erstellung und Aktualisierung von Vereinbarungen mitwirken, die die generelle Arbeitsweise betreffen - etwas, das zuvor nur das Management durfte. Die Elemente, die Holacracy dafür zur Verfügung stellt, sind u.a. die Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Richtlinien. Früher war das ein Privileg, das in der traditionellen Hierarchie exklusiv dem höheren Management vorbehalten war. Hier tut sich mit Holacracy also ein neuer Gestaltungsraum auf, der in der Regel dankbar angenommen wird.

Richtlinien

Insbesondere das Governance-Element Richtlinien wird dabei allerdings am häufigsten missverstanden. Richtlinien sind in Holacracy selbstgegebene Regeln, die Befugnisse einschränken (oder wieder erlauben, falls sie zuvor durch eine Domäne eingeschränkt wurden). Sie sind nützlich, um z.B. bestimmte Prozesse zu definieren und die Vielfalt der Möglichkeiten, wie eine Aufgabe erledigt werden kann, sinnvoll einzugrenzen und dadurch verbindliche Standards zu setzen. Sie folgen meist der sachlogischen Struktur, „Wenn du X tun willst, dann musst du dabei Y beachten…“ und stellen Vor- oder Nachbedingungen für die Durchführung auf.

Die Stärke von Richtlinien ist ihre große Flexibilität. Man kann so ziemlich alles reinschreiben, was man braucht – solange man die verfassungsmäßige Definition der Richtlinie nicht verletzt (siehe Artikel 5.2.1 – Umfang von Richtlinien). Governance-Ergebnisse, die gegen die Verfassung verstoßen, nennt man Formfehler.

Hier ein Beispiel für eine Richtlinie:

„Nur die Rolle @Senior-Developer darf den Server für den Kunden updaten.“ (Hinweis: Ein „@“ Zeichen in den Governance-Aufzeichnungen referenziert immer eine konkrete, bereits existierende Rolle.)

Eine Besonderheit von Governance ist, dass es eine Art von Vereinbarung ist, bei der es im Prinzip nur eine Partei gibt, die sich selbst reguliert – die Organisation. Was ich damit meine wird deutlicher, wenn man sich die anderen beiden Medien für Vereinbarungen, nämlich Beziehungsvereinbarungen oder Arbeitsverträge anschaut. Bei Letzteren gibt es mindestens zwei Parteien, die eine Vereinbarung miteinander treffen: Mensch und Organisation oder Menschen untereinander, somit bilateral oder gar multilateral.

Vereinbarungen im Medium von Governance hingegen sind per Definition unilateral. Die Rollen der Organisation stimmen sich ab und dokumentieren diese Struktur in den Governance-Aufzeichnungen. Die Menschen tauchen hier nicht als Menschen auf, die andere Menschen regulieren, sondern als Rollen, die andere Rollen regulieren. Doch alle Rollen gehören letztlich der Organisation – die Menschen leihen ihnen nur zeitweilig ihre Sinne, um Spannungen entsprechend des Sinn und Zwecks (Purpose) der Organisation zu verarbeiten.

2) Beziehungsvereinbarungen

„Beziehungsvereinbarungen“ sind ab Holacracy Verfassung Version 5.0 dazu gekommen. Hier wird die Erwartung nicht an eine Rolle der Organisation gerichtet, sondern primär an eine konkrete Person – unabhängig von den spezifischen Rollen, die sie ausübt.

Die Rollen können wir regulieren, denn sie gehören der Organisation. Die Menschen aber gehören sich selbst. Deswegen können wir nicht einfach das Medium der Governance nutzen, um eine neue Erwartung zu etablieren. Wir müssen ein anderes Medium nutzen, um Erwartungen gegenüber Menschen zu etablieren. Dieses Medium sind Beziehungsvereinbarungen.

Wenn ich z.B. erwarten können möchte, dass alle Partner:innen der Organisation gemäß den Regeln der gewaltfreien Kommunikation (GFK) kommunizieren, dann muss ich im Prinzip jede Person einzeln um Zustimmung zu einer solchen Beziehungsvereinbarung bitten. Und die Person kann es auch ablehnen oder ihre zuvor gegebene Zustimmung jederzeit wieder entziehen. Jede neue Person, die einwilligt, ist eine neue Partei in dieser Vereinbarung.

Wie gesagt, Beziehungsvereinbarungen funktionieren anders als etwa Governance-Richtlinien. Wie sieht eine solche Beziehungsvereinbarung aus? Um beim GFK-Beispiel zu bleiben:

„Ich stimme zu, in meinen Kommunikationen im Alltag den Regeln der GFK nach bestem Wissen und Vermögen zu folgen. Sollte ich davon abweichen, darf ich unmittelbar in der jeweiligen Situation daran erinnert werden.“ – gezeichnet, Petra Mustermann am 01.01.2023

Alle, die bereit sind, sich dieser Vereinbarung zu unterwerfen, stimmen zu. Alle, die nicht mitmachen wollen, machen nicht mit. Es gibt keinen Zwang – außer vielleicht eine Art von Gruppenzwang, der auf einer bestimmten Ebene nie ganz vermeidbar ist.

Man hält den Wortlaut der Vereinbarung in einer Tabelle fest. Noch mal: das ist kein Teil der Governance-Aufzeichnungen. Deswegen schreibt man es auch getrennt davon auf, z.B. in Form einer Google-Tabelle, so dass es für alle zugänglich ist. Wer einer bestimmten Vereinbarung zustimmt und wer nicht, das kann man dann in die einzelnen Spalten der Tabelle eintragen. So hat jeder Klarheit darüber, was er von anderen Menschen erwarten kann und was nicht.

In den Hinweisen auf der Governance Moderationskarte steht „Achte auf Beziehungsvereinbarungen, die nicht konkrete Handlungen oder Verhaltensweisen definieren, die zu beachten sind. Versprechen, bestimmte Ergebnisse zu erzielen oder abstrakte Qualitäten zu verkörpern, liegen außerhalb des Geltungsbereichs von Beziehungsvereinbarungen.“ (vgl. Verfassung, Artikel 2.4 Beziehungsvereinbarungen)

Was soll das? Nun ja. Einige könnten auf die Idee kommen, Sachen in diese Vereinbarungen zu schreiben, die nicht hilfreich sind, z.B., „Ich stimme zu, stets freundlich und sachlich zu sein.“ oder etwas dergleichen.

Solche abstrakten Qualitäten kann man nicht eindeutig beobachten. Es ist also schwierig zu entscheiden, ob man sich an die Vereinbarung gehalten hat oder nicht. Im Gegensatz dazu ist es wesentlich leichter konkrete Handlungen oder Verhaltensweisen zu beobachten.

Auch Vereinbarungen wie, „Ich stimme zu, im nächsten Jahr meine Verkaufsabschlüsse um 50% zu steigern“, sind laut Verfassung nicht als Beziehungsvereinbarung zulässig. Das wäre ein Versprechen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Solche Vereinbarungen suggerieren nur die Illusion von Kontrolle über Dinge, die eine Person letztlich nicht vollständig kontrollieren kann. Deswegen schließt die Verfassung sie aus.

3) Arbeitsvertrag

Arbeitsverträge in Organisationen, die Holacracy praktizieren, bleiben erst mal so wie sie sind. Es sind vertragliche Vereinbarungen darüber, was die beiden involvierten Parteien, d.h. die Organisation als rechtliche Person und das Individuum als Arbeitnehmer:in voneinander erwarten können möchten. Dazu zählen z.B. Art und Umfang der Tätigkeit, Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten, Reisetätigkeit, Urlaub, etc., etc. Das ist nicht neu oder überraschend.

Natürlich kann man sich nun überlegen, ob Arbeitsverträge sich im Kontext eines auf Holacracy basierenden Betriebssystems ebenfalls weiterentwickeln müssen. So könnten sie z.B. eine explizite Klausel enthalten, dass erwartet wird, dass sich der Arbeitnehmer (aber auch der Arbeitgeber!) an die aktuell ratifizierte Version der Regeln der Holacracy-Verfassung hält (insbesondere an die in Artikel 2 der Verfassung ausbuchstabierten „Regeln der Zusammenarbeit“).

Änderungen des Arbeitsvertrags bedürfen wie immer ebenfalls der Zustimmung beider Vertragsparteien. Den Arbeitsvertrag anzupassen ist ein vergleichsweise aufwendiger Prozess.

Übersicht

Hier der Versuch einer tabellarischen Übersicht der verschiedenen Typen von Vereinbarung und ihrer spezifischen Eigenschaften:

Probleme, die durch die Vermischung der drei Kategorien entstehen

Die große Stärke von Governance-Richtlinien – Flexibilität – ist gleichzeitig ihre Achillesferse, denn es ist alles andere als offensichtlich, was in eine Richtlinie hineingehört und was nicht.

(Als Coach und Trainer für Holacracy muss ich selbstkritisch konstatieren, dass diese Aspekte zumindest bisher noch nicht in hinreichender Detailtiefe praktisch vermittelt wurden, weder von HolacracyOne noch von Xpreneurs – abgesehen von einigen Artikeln, die sich in der Regel aber nur „Holacracy-Nerds“ anschauen. Doch wir arbeiten bereits an einer verbesserten Didaktik mit praktischen Übungen dieser Themen.)

Zudem hat man den Mitarbeitenden mit der Einführung von Holacracy soeben ein neues Werkzeug zur Etablierung von Erwartungen in die Hand gegeben, das sie dann entsprechend auch ausprobieren. Und, wie das bekannte Sprichwort sagt, „Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel“

Es kommt also leicht zur Übergeneralisierung. Es wird versucht, alles Mögliche in den Governance-Topf zu schmeißen. Das ist auch erstmal in Ordnung – wenn man erfahrene Prozessmoderator:innen hat, die aufpassen und die in den Vorschlägen enthaltenen Formfehler erkennen und entsprechend des Prozesses einen Formfehler-Einwand geltend machen, wenn z.B. die vorgeschlagene Richtlinie die Verfassung verletzt.

Richtlinien, die Menschen reg(ul)ieren sollen

Das tun Richtlinien insbesondere dann, wenn sie Menschen reg(ul)ieren wollen, nicht Rollen. Jedes Mal, wenn nicht eine bestimmte Rolle, sondern Menschen unabhängig von ihren Rollen gemeint sind, dann hat man mit dem Medium Governance im Grunde das falsche Werkzeug in der Hand. Man braucht keinen Hammer, sondern einen Schraubendreher, um im Bild zu bleiben.

Das geeignetere Werkzeug wäre dann entweder eine Beziehungsvereinbarung oder die Anpassung des Arbeitsvertrages. Da letzteres oft mit größerem Aufwand verbunden ist, insbesondere, wenn die gewünschte Regelung die Anpassung der Arbeitsverträge aller Mitarbeitenden zur Folge hätte, bietet sich oft eine Beziehungsvereinbarung als beste Lösung an. Sie kann nicht einfach ohne individuelle Zustimmung der Personen über alle "ausgekippt" werden wie eine Governance Richtlinie (Zustimmung nicht erforderlich – nur Abwesenheit von Einwänden), sie holt die Regelung aus dem mündlich-Impliziten ins schriftlich-Explizite, ist ohne großen Aufwand für alle sichtbar und individuell zustimmbar, erfordert aber nicht, dass man jeden Arbeitsvertrag noch mal einzeln anfasst.

Richtlinien, die Befehle erteilen sollen

Ein weiterer Formfehler, den erfahrene Prozessmoderator:innen aus Vorschlägen für Governance-Richtlinien herausfiltern, ist, wenn Richtlinien unkonditional zum Handeln auffordern. Mit anderen Worten: wenn mit Hilfe von Richtlinien Befehle erteilt werden sollen – selbst dann, wenn die Befehle oder Handlungsaufforderungen an die Rollen der Organisation und nicht an Menschen gerichtet sind.

Ein Beispiel wäre eine Richtlinie wie diese:

„Die Rolle @Blog muss jeden Montag einen neuen Blogpost veröffentlichen.“

Diese Richtlinie ist weder eine Einschränkung, noch eine Erlaubnis. Somit verfehlt sie die Definition einer Richtlinie, wie sie in der Verfassung gefordert ist. Als Rollen-Lead der Rolle Blog kann ich der Richtlinie nicht ausweichen, denn sie ist bedingungslos formuliert, ohne o.g. „wenn…, dann…“ Struktur. Es ist der Versuch, mit einer Richtlinie etwas anzuordnen.

Das funktioniert vielleicht als Richtlinie in einer klassischen Management-Struktur, doch in Holacracy ist das einfach nur ein Formfehler. Nur leider wird das von Prozessmoderator:innen mangels Wissens oft nicht erkannt und landet so doch in den Governance-Aufzeichnungen.

Wäre dieser Formfehler erkannt und geltend gemacht worden und angemerkt, wäre es in der darauf folgenden Integration bei der Umformulierung des Vorschlages wahrscheinlich darauf hinausgelaufen, dass statt einer Richtlinie eine Verantwortlichkeit benutzt worden wäre, um diese Erwartung festzuhalten:

Rolle: Blog

Verantwortlichkeit:

• jeden Montag einen neuen Blogpost veröffentlichen

Moment mal? Ist das nicht das Gleiche? Nein, denn Verantwortlichkeiten können Rollen-Leads bewusst selbst priorisieren. Auch „kein Update“ zu sagen, heißt der Rechenschaftspflicht 100% nachzukommen, selbst wenn das in den Ohren klassischer Top-Down Manager:innen nach nackter Revolte klingt. Holacracy löst Priorisierung auf andere Weise.

Mehrere Typen von Vereinbarungen kombinieren

Wenn man einmal die drei grundsätzlichen Typen von Vereinbarungen und ihre Unterschiede grob verstanden hat, kann man damit beginnen, sie sinnvoll miteinander zu kombinieren, um die erhoffte Regelungswirkung zu erzielen.

Betrachte das folgende Beispiel:

Richtlinie: „Kleidervorschriften im Empfangsbereich“

„Jede Person, die im Empfangsbereich arbeitet, muss jederzeit Anzug und Krawatte tragen.“

Was ist das Problem an dieser Richtlinie? Sie enthält einen Formfehler, denn sie versucht Menschen zu regulieren, nicht Rollen. Trotzdem ist das Interesse der Organisation durchaus nachvollziehbar im Empfangsbereich einen gewissen Standard zu setzen.

Hier nun ein Beispiel, wie man in diesem Fall die beiden Medien Governance-Richtlinien und Beziehungsvereinbarungen sinnvoll miteinander kombinieren kann, ohne in die Autonomie der Menschen einzugreifen:

Beziehungsvereinbarung: „Kleiderordnung“

„Ich stimme zu, im Empfangsbereich stets formelle Business-Kleidung (z.B. Anzug und Krawatte oder Kostüm, Blazer, etc.) zu tragen.“

-   gezeichnet, Peter Mustermann am 01.04.2023

 

Governance-Richtlinie: „Kleidung im Empfangsbereich“

„Die Rolle @Empfang darf nur ausfüllen, wer die Beziehungsvereinbarung 'Kleiderordnung' unterzeichnet hat.“

In dieser Kombination wird niemand zu irgendetwas gezwungen. Technisch gesehen schränkt die Richtlinie lediglich die Rollenbesetzungs-Domäne weiter ein. Nur wer der Beziehungsvereinbarung zugestimmt hat, kommt für die Rolle überhaupt in Frage. Die Organisation kommt zu ihrem Recht, ohne übergriffig werden zu müssen.

Fazit

Durch die Einführung von Holacracy erhalten Mitarbeitende mit Governance und Beziehungsvereinbarungen neben den bekannten Arbeitsverträgen zwei neue Medien, um Erwartungen explizit zu machen. Insbesondere Governance-Richtlinien sind durch ihre Flexibilität eine häufige Quelle von Formfehlern, was auf ein allgemeines Defizit in der Holacracy-Ausbildung hinweist. Hier muss mehr Gewahrsein darüber geschaffen werden, wie und wofür sie benutzt werden sollten. Die genannten drei Typen von Vereinbarungen unterscheiden zu können und ihre spezifischen Charakteristiken zu kennen ist schon mal die halbe Miete, um sie in der Praxis sicher nutzen zu können.

Zum Schluss noch ein Wort der Warnung: nicht alles, was explizit geregelt werden kann, muss oder sollte explizit geregelt werden. Was bereits impliziert gut funktioniert und keine Spannungen verursacht, kann so weiterlaufen. Regelungen und Vereinbarungen sollten nur basierend auf konkreten Spannungen aufgeschrieben werden. Weniger ist mehr, denn wegnehmen ist immer schwieriger als hinzufügen.

Das gilt insbesondere bei der Übertragung von Richtlinien und Regelungen, die vor der Einführung von Holacracy Bestand hatten. Eine Organisation sollte die Gelegenheit nutzen, diese Altlasten abzubauen, indem nach und nach nur diejenigen Regeln als Richtlinien in die Governance-Aufzeichnungen übertragen werden, die man zuvor auf Sinnhaftigkeit und Aktualität geprüft hat. Liegt die Spannung, die zur Erstellung der Regel geführt hat, überhaupt noch vor? Wenn nicht, dann kann man sie getrost löschen.