In jedem Team herrschen unausgesprochene Regeln und Normen. Diese etablieren sich von selbst mit der Zeit, wie in jeder Gruppe. Oft sind diese Regeln aber nicht ausgesprochen. Sie schlummern unter der Oberfläche des kollektiven Bewusstseins und machen sich nur dann bemerkbar, wenn gegen sie verstossen wird. Oft ist es hilfreich, diese Regeln und Normen von der Ebene des Unbewussten an die Oberfläche zu holen und ein paar explizite “Spielregeln”für das Team zu definieren. Auf diese Weise sind die wichtigsten Verhaltensregeln allen bewusst und alle können sich danach richten. Solche Spielregeln zu haben hilft auch dabei, Verbindlichkeit im Team zu etablieren, da alle Mitglieder des Teams sich diesen Regeln gegenüber verpflichten und sich gegenseitig in die Verantwortung nehmen können.
Hier sind ein paar konkrete Themen die Inhalt solcher Spielregeln sein könnten:
- Wie laufen die Teammeetings genau ab. Herrscht ein einheitliches Verständnis über die Struktur und die Planung (wann, wo, wer, wie häufig) dieser Meetings?
- Welches Verhalten ist während den Meetings zulässig (z.B. ist es zulässig im während dem Meeting E-Mails zu checken)?
- Was sind die bevorzugten Kommunikationsmittel im Team (E-Mail, Voice Mail, usw.) und was sind die Regeln dafür, wie diese Mittel verwendet werden sollen (z.B. primäres Kommunikationsmittel ist E-Mail, Anruf aufs Handy, wenn es dringend ist, Sprachnachricht auf Anrufbeantworter hinterlassen, wenn es nicht dringend ist)?
- Innerhalb welchem Zeitrahmen erwarten man eine Reaktion von Kollegen (z.B. wie lange darf sich jemand Zeit lassen um auf eine E-Mail zu reagieren)?
- Wir wird im Team die Verwendung von gemeinsamen Ressourcen, personellen und finanziellen Ressourcen (z.B. Mitarbeiter die in mehreren Teams oder Projekten arbeiten, Budgets) geregelt?
- Welche Erwartungen gibt es betreffend der Verfügbarkeit für Meetings (Videokonferenz) und Anfragen ausserhalb der Arbeitszeiten (am Abend, Wochenende, im Urlaub)
- Wie wichtig ist es, pünktlich zu Meetings zu erscheinen?
- Welche Freiheitsgrade haben Team-Mitglieder direkt mit Mitarbeitern aus anderen Teams zu interagieren (ist es legitim, direkt mit einer Frage zu einem Mitarbeiter in einem anderen Team zu gehen, oder muss der Dienstweg eingehalten werden?)
- Was verdient in unserem Team Anerkennung und wie soll diese Anerkennung ausgedrückt werden?
- Wessen Verantwortung ist es, Spannungen im Team zu adressieren? In welcher Form und in welchem Rahmen?
Welche dieser Fragen haben schon zu, Missverständnissen, Ärger und Konflikten geführt? Welche dieser Themen wurden in Ihrem Team schon explizit besprochen und geklärt? Welche dieser Themen möchten Sie in einem der nächsten Team-Meetings in Ihrem Team besprechen?