Wer stellt in selbstorganisierten Unternehmen neuen Mitarbeitende ein? Wer führt Bewerbungsgespräche und entscheidet schlussendlich über die Einstellung? Das Team, ein Einzelner, das ganze Unternehmen? Welche Kriterien sind ausschlaggebend?
Fast an jedem Einführungsworkshop zu Holacracy© oder bei sonstigen Netzwerktreffen von selbstorganisierten Organisationen kommen Fragen zum Thema Rekrutierungsprozess in selbstorganisierten Unternehmen auf. Deswegen möchten wir uns im folgenden Blogbeitrag genau diesem Thema widmen.
In klassisch organisierten Unternehmen ist die Einstellung neuer Mitarbeitenden Teil des Personalwesens. Eine Stelle ist frei und wird gemäss Stellenbeschreibung ausgeschrieben. Anforderungen werden werden definiert und im Rekrutierungsprozess geprüft. Anders als bei herkömmlichen Rekrutierungsprozessen, wird in selbstorganisierten Unternehmen häufig ein grösseres Gewicht darauf gelegt, ob eine Person von ihrer Einstellung, Ausrichtung, Erfahrungs- und Herangehensweise, Lösungen zu finden zum Geist des Unternehmens passt. Dieser Ansatz ist eine Reaktion auf ein Arbeitsumwelt, das sich immer schneller verändert und die Notwendigkeit, dass Unternehmen, sich schnell an neue Bedingungen anpassen können. Möchte ein Unternehmen flexibel und agil sein, braucht es Mitarbeitende, welche die Fähigkeit haben, sich auf Neues einzustellen und produktiv mit Veränderungen umzugehen.
Ist die Grundfrage nach dem Sinn und Zweck des Rekrutierungsprozesses geklärt, muss dieser natürlich entsprechend ausgestaltet werden. Es muss geklärt werden, was mit eingehenden Bewerbungen geschieht und wer für das Sichten der Unterlagen und das Führen der Gespräche zuständig ist. Weiter sollte auch definiert werden, wer schlussendlich die Entscheidung über die Einstellung trifft. Wichtig ist hier, dass diese Fragen jedes Unternehmen für sich selbst beantwortet, je nach Grösse, Zusammensetzung oder Art des Unternehmens empfiehlt sich eine andere Strategie. Leitend sollten dabei diese Fragen sein: “Was brauchen wir?”und “Was ist für uns sinnvoll?”. Häufig werden für den Rekrutierungsprozess entsprechende Rollen geschaffen, die von mehreren Personen ausgefüllt werden. Die Entscheidung kann dann jeweils von diesen Rollen, unter Einbezug der Meinung aller oder eigenständig getroffen werden. In der Praxis können je nach Grösse des Unternehmens alle eine Stimme abgeben. Alternativ kann das Team, der Kreis oder ein Gremium mit einbezogen werden.
Für (noch) nicht selbst Praktizierende bleibt dies alles oft ein wenig abstrakt. Um euch einen Anhaltspunkt zu geben, wie so ein Rekrutierungsprozess konkret aussehen könnte, möchten wir euch diesen hier zusammengefasst vorstellen. Wir bei Xpreneurs haben Ende letztes Jahr unseren eigenen, auf uns abgestimmten Rekrutierungsprozess definiert, getestet, angewandt und weiterentwickelt. An dieser Stelle nochmal der Hinweis: dieser Prozess ist über mehr als ein halbes Jahr entstanden und ist an die Bedürfnisse unseres Unternehmens angepasst.
Der Rekrutierungsprozess bei Xpreneurs
Der Sinn und Zweck des Xpreneurs Rekrutierungsprozesses richtet sich danach aus, keinen Menschen zu verpassen, der einen wertvollen Beitrag zum Sinn und Zweck unseres Unternehmens leisten könnte. Der Prozess umfasst insgesamt sieben Schritte und soll uns dabei unterstützen mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit Kandidaten zu selektieren, die bei Xpreneurs wirkungsvoll und glücklich sind. Während dieser Schritte bekommen sowohl wir als auch der / die Kandidat/in die Möglichkeit einander eingehend kennen zu lernen und ein Gefühl dafür zu entwickeln, ob die Zusammenarbeit auf verschiedenen Ebenen passen würde oder nicht. Getragen wird der Prozess durch drei Rollen:
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Rekrutierungs-Regisseur:
Ist dafür zuständig den Prozess zu definieren und weiter zu entwickeln.
People Attractor:
Ist die erste Ansprechperson für den Eintritt in den Rekrutierungsprozess und kümmert sich um Suchaufträge. Die Rolle wird durch mehrere ausgewählte Partner von Xpreneurs besetzt. Für jeden Kandidaten ist einer dieser Rolleninhaber zuständig.
Recruiter:
Begleitet den Kandidaten ab dem ersten Interview durch den Prozess. Diese Rolle hat die Autorität, am Ende des Rekrutierungsprozesses die finale Entscheidung über die Einstellung zu treffen.
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Der Rekrutierungsprozess von Xpreneurs besteht aus folgenden Schritten:
- Schritt: Screening
- Schritt: Erstes Interview
- Schritt: Meet and Greet
- Schritt: Working Session
- Schritt: Zweites Interview/Role Fit
- Schritt: Entscheidungsfindung
- Schritt: Finales Gespräch/Angebot
1. Schritt: Screening
Das Screening findet ab dem Zeitpunkt statt, an dem Xpreneurs eine Bewerbung erhält oder aktiv nach einem Kandidaten sucht. Der People Attractor führt das Screening und ggf. ein kurzes informatives Gespräch durch, um zu prüfen ob es sinnvoll ist, den Kandidaten zu einem ersten Interview einzuladen.
2. Schritt: Erstes Interview
Wird ein Kandidat zu einem ersten Interview eingeladen, wird dieses vom Recruiter gemäss dem Interview-Guide aufgesetzt und durchgeführt. Zielsetzung des Gesprächs ist es, dass der Kandidat ein gutes Bild über die Tätigkeiten und die Funktionsweise von Xpreneurs bekommt und dass der Recruiter ein gutes Bild über die Qualifikation, Passung und Einstellung des Kandidaten erhält. Die Eindrücke werden in einem Bewerbungsbogen festgehalten.
3. Schritt: Meet and Greet
Der Meet and Greet-Termin dient dazu, dass sich die anderen Partner ein persönliches Bild des Kandidaten machen. Der Kandidat soll dabei auch das Office von Xpreneurs kennenlernen und idealerweise den Partnern von Xpreneurs über die Schulter schauen können, um einen vertieften Eindruck von deren Arbeit und der Organisationsform Holacracy zu erhalten.
Nach dem Kennenlern-Termin halten alle Partner ihren Eindruck des Kandidaten im Bewerbungsbogen fest. Diese Feedbacks sollen dem Recruiter aufzeigen, welche Fragen oder Aspekte ggf. noch im zweiten Interview berücksichtigt werden müssen.
4. Schritt: Working Session
In der Working Session wird der Kandidat dazu eingeladen, mit Xpreneurs gemeinsam an einem Thema zu arbeiten, welches gerade auf aktuell ist und dieses möglichst einen Schritt voranbringen. Durch die gemeinsame Working Session entsteht ein erster Eindruck, wie die Person an Dinge herangeht, welche Arbeits-Qualität sie produziert, welches Knowhow sie einbringt und wie eine Zusammenarbeit im realen Alltag konkret aussehen könnte.
Nach der Working Session hält die Rolle (oder die Rollen) die mit dem Kandidaten gearbeitet hat, ihren Eindruck im Bewerbungsbogen fest. Auch hier soll das Feedback dem Recruiter weitere Anhaltspunkte geben, welche Fragen oder Aspekte ggf. noch im zweiten Interview berücksichtigt werden müssen.
Einwandbearbeitung (optional)
Sollte einer der Partner nach der Kennenlernrunde oder nach der Working Session einen Grund sehen, warum eine Weiterführung des Rekrutierungsprozesses mit dem Kandidaten uns schaden oder zurückwerfen könnte, ist der Recruiter angehalten an dieser Stelle einen integrativen Entscheidungsfindungsprozess (Beschreibung siehe unten) zu initiieren.
Sollte dieser negativ ausfallen, erhält der Kandidat eine Absage. Sollte dieser positiv ausfallen, wird der Kandidat zum nächsten Schritt eingeladen.
5. Schritt: Zweites Interview/Role Fit
Im zweiten Interview werden das Stärkenprofil und mögliche Rollenbesetzungen besprochen, sowie -bei Bedarf ”“ weitere Aspekte, die aufgrund der Eindrücke nach dem Kennenlerngespräch und Working Session entstanden sind).
In Vorbereitung auf das zweite Interview füllt der Kandidat den StrengthsFinder aus (ein online Fragebogen des Gallup StrengthCenter, der die Top 5 Stärken einer Person analysiert). Der Kandidat wird ausserdem gebeten, sich in der Vorbereitung auf das 2. Gespräch unsere Governance Struktur genau anzusehen und sich Gedanken darüber zu machen, welche Rollen er aufgrund seiner Stärken, Fähigkeiten und Kompetenzen übernehmen könnte. Der Recruiter macht dasselbe. Die Erkenntnisse werden im Gespräch ausgetauscht und diskutiert.
Folgende Frage ist nun entscheidend: Passen die Wünsche und Vorstellungen des Kandidaten zu dem was wir brauchen?
6. Entscheidungsfindung (Integrativer Entscheidungsprozess)
Der Recruiter trifft für sich eine Entscheidung und begründet diese in einem Vorschlag, welchen er in einem Entscheidungsfindungs-Meeting den anderen Xpreneurs Partnern vorstellt. Der Vorschlag durchläuft nun den integrativen Entscheidungsprozess mit Fragerunde, Reaktionsrunde und Einwandrunde.
Nachdem alle Reaktionen und Einwände gehört wurden, zeigen alle Partner ihre Zustimmung durch Daumen hoch (Ja zur Einstellung), Daumen seitlich (indifferent, ohne klare Meinung), Daumen runter (Nein zur Einstellung). Ein ”Nein” zur Einstellung genügt, um die Einstellung zu verhindern.
In einer Schlussrunde begründet jeder Partner kurz sein Statement und der Recruiter hält den Team-Entscheid fest und lässt ihn in seine Bewertung mit einflissen. Den finalen Entscheid trifft der Recruiter. Den Fall, dass der Recruiter einem Kandidaten ein Angebot macht obwohl das Team den Kandidaten abgelehnt hat, hatten wir noch nicht. Dieser Fall ist auch unwahrscheinlich. Falls er eintritt, hat jedes Teammitglied die Möglichkeit die Spannung über den Governance Prozess zu bearbeiten.
Finales Gespräch/Angebot
Fällt der Entscheid positiv aus, kommt es zum finalen Gespräch mit dem Kandidaten. Dieses ist unsere Chance dem Kandidaten zu zeigen, weshalb, und wie sehr wir möchten, dass er Teil von Xpreneurs wird. Ausserdem können letzte offene Fragen geklärt werden.