Holacracy® Grundlagen: Richtlinien verstehen

Originalartikel: Holacracy® Basics: Understanding Policies (Holacracy Practitioner’s Guide). Chris Cowan, EdD., MDiv., 26 Juli 2017.
Übersetzung: Anne Kilburg, Xpreneurs GmbH

Betrachtet man die drei wichtigsten Basis-Strukturelemente der Governance (Verantwortlichkeiten, Domänen, Richtlinien), so stösst man bei den Richtlinien am häufigsten auf Missverständnisse. Was bedeutet eine Richtlinie in der Holakratie? Beschreibt sie einen Prozess? Handelt es sich um eine Unternehmenspolitik oder Konzernrichtlinie ähnlich einem „Dresscode“? Keines davon trifft wirklich den Kern. Unser Beitrag soll zu einem besseren und intuitiven Verständnis der Bedeutung einer holakratischen Richtlinie beitragen.

 

DIE GRUNDLAGEN

Richtlinien erlauben oder begrenzen den Zugang oder Zugriff zu bestimmten Aufgaben und Zuständigkeiten, die entweder bereits durch eine Rolle oder einen Kreis, etwa über eine Domäne kontrolliert werden. Während Domänen exklusive Nutzungsrechte festlegen, nutzt man Richtlinien, um genauer zu bestimmen, wie eine Domäne beeinflusst werden kann und durch wen.

Domänen und Richtlinien sind immer miteinander verknüpft. Um Richtlinien wirklich verstehen zu können, muss man erst das Prinzip der Domänen verstanden haben (Blog: Domänen verstehen).

Wenn du darüber nachdenkst, ob eine Richtlinie sinnvoll ist oder nicht, solltest du dir zunächst Gedanken machen, welchen Bereich die eigene Rolle oder der eigene Kreis kontrolliert. Wir können immer nur das regulieren, was wir auch besitzen. Nehmen wir das Beispiel „Webseite“: Wenn du regulieren willst, welche Rollen die Webseite ändern/bearbeiten können, solltest du dich als erstes fragen, ob die Kontrolle der Webseite in der Verantwortlichkeit deiner Rolle liegt.

 

WAS GENAU REGELN RICHTLINIEN?

  • Sie gewähren Zugriff auf eine Domäne bzw. einen Bereich, der ausschliesslich durch den Kreis gesteuert wird. Beispielsweise können so Bedingungen festgelegt werden, die erfüllt werden müssen, um Zugriff auf die Domäne nehmen zu können (z.B. „Jeder kann über den Facebook Account der Firma posten, so lange mit dem eigenen Namen unterschrieben wird.“)
  • Sie begrenzen den Zugriff auf eine Domäne um beispielsweise die Nutzung eines Eigentums zu präzisieren (z.B. „Jede Rolle, die ein Firmenkonto bei einem Drittanbieter einrichtet, muss ein starkes Passwort mit mindestens 8 Zeichen benutzen“).
  • Sie regeln einen Arbeitsprozess innerhalb eines Kreises (z.B. „Alle Projekte müssen in GlassFrog erfasst sein“)
  • Sie regeln klare Befugnisse (z.B. „Nur die Rolle Finanzen ist autorisiert, Finanzdaten der Firma weiterzugeben“)

 

DEFINIEREN VON ÖFFNUNGS-UND EINSCHRÄNKUNGSKLAUSELN

Wenn eine Rolle von ausserhalb ständig Einfluss auf die Domäne eines Kreises nehmen möchte, kann über eine Richtlinie der Zugang zur Domäne für diese Rolle gewährt werden. Ein Beispiel hierfür wäre, dass niemand ohne Erlaubnis einfach das Auto seines Nachbarn fahren darf, ausser dieser erlaubt es explizit über eine Richtlinie, wie zum Beispiel: “Alle direkten Nachbarn dürfen unser Familienauto mitbenutzen.“ Dies würde den Zugriff auf Familieneigentum durch ein Nicht-Familienmitglied erlauben. – Nur so als Randbemerkung: Es würde sich hier um einen echt grosszügigen Nachbarn handeln, der wohl nur in unserer Vorstellung existiert.

Ebenso, wie eine Richtlinie den Zugang zu einer Domäne nach aussen öffnen kann, kann sie ihn auch nach innen einschränken. Bleiben wir bei unserem imaginären Nachbarn und seinem Auto: Er könnte die Nutzung des Autos innerhalb der Familie nur auf bestimmte Familienmitglieder beschränken. Die Richtlinie könnte dann so lauten: „Alle Familienmitglieder dürfen das Auto benutzen, ausser das Baby“. Weil die Domäne „Nutzung des Autos“ der Familie gehört, kann per Definition jeder in der Familie das Auto nutzen. Es kann daher manchmal sinnvoll sein, dass manche Familienmitglieder von dieser Domäne ausgeschlossen sind.

 

DAS “WIE” MIT “WENN-DANN” ANWEISUNGEN DEFINIEREN

Manchmal reicht es nicht nur zu klären, wer eine Domäne beeinflussen kann und wer nicht. Oft müssen Richtlinien mehr regeln. So kann eine Richtlinie auch spezifizieren, was jemand tun muss, um das Recht zu haben auf eine Richtlinie zuzugreifen. Solche Richtlinien funktionieren wie „Wenn-Dann“-Anweisungen. Als Beispiel möchte ich hier eine Richtlinie von HolocracyOne nennen. Sie lautet „Jeder, der Passwörter nutzt, um den Zugang zu Firmenkonten oder vertraulichen Daten zu sichern, muss gewährleisten, dass diese Passwörter stark sind, nicht bereits mehrfach in anderen Systemen genutzt, ausschliesslich an einem sicheren Ort gespeichert, und mit niemandem geteilt werden.

An diesem Beispiel kann man deutlich die „Wenn-Dann“-Struktur nachvollziehen: Wenn du Passwörter benutzt, um…, dann musst du sicherstellen, dass….

Viele Richtlinien folgen dieser „Wenn-Dann“-Struktur. Achte darauf, wenn du nach Richtlinien suchst, und verwende die Struktur, wenn du eine Richtlinie in einem Governance-Meeting formulierst („Wie kann ich diese Richtlinie als Wenn-Dann-Anweisung formulieren?“).

 

RICHTLINIEN FORDERN NICHT DIRKET ZU HANDLUNGEN AUF

Richtlinien gelten nur in Bezug auf den Einfluss einer Rolle auf eine Domäne. Sie fordern in ihren Formulierungen nicht zu direkten Handlungen oder Tätigkeiten auf. Beispielsweise wäre eine Richtlinie, die besagt „Marketing wird einen monatlichen Newsletter veröffentlichen“, nicht gültig, da sie zu einer direkten Handlung auffordert.

In der Praxis sollten sämtliche Richtlinien, die zu Handlungen auffordern, mit Verweis auf die Verfassung als ungültige Governance Outputs abgelehnt werden. Du kannst dann wie folgt argumentieren: „Die Verfassung definiert eine Richtlinie als eine Beschränkung oder Erweiterung der Befugnisse, Einfluss auf eine Domäne zu nehmen. Nach meinem Verständnis erfüllt diese Richtlinie nicht diese Definition.“ Wenn eine Rolle von einer anderen Rolle fortlaufende Handlungen erwartet, dann muss sie statt einer Richtlinie eine Verantwortlichkeit vorschlagen.

Eine Richtlinie kann also nicht zu einer Massnahme in einem luftleeren Raum auffordern, aber sie kann Massnahmen entweder als Bedingung für den Einfluss auf eine Domäne oder als Folge, nach der Einflussnahme auf eine Domäne, fordern.

Deshalb betone ich nochmals die Logik der „Wenn-Dann“ Anweisung, um die Wirkung der Richtlinie zu verdeutlichen: „Jeder, der die Website verändern möchte, muss den von Marketing entwickelten Style-Guide einhalten.“ (also: Wenn du die Website verändern möchtest, dann nutze den Style Guide. Hier sollte die Handlung als Bedingung vorausgehen).

Oder aber…

„Jeder, der einen Firmenwagen nutzt, muss ihn wieder vollgetankt zurückbringen.“ (also: Wenn du einen Firmenwagen nutzt, dann musst du ihn wieder vollgetankt zurückbringen. Hier sollte die Handlung als Konsequenz folgen.)

Mit anderen Worten: Richtlinien machen bewusste Entscheidungen möglich. Eine Richtlinie, die besagt “Wenn du atmest, dann musst du immer donnerstags deinen Zeiterfassungsbogen einreichen“, wäre eine ziemlich unsinnige Richtlinie, da ich nicht bewusst kontrollieren kann, ob ich atme oder nicht.

Ähnlich unsinnig und ungültig wäre eine Richtlinie, die besagt: „Jede Rolle, die eine Kundenanfrage per E-Mail erhält, muss diese an den Kundendienst weiterleiten“. Grundsätzlich habe ich ja keine Kontrolle darüber, ob ich von jemand anderem kontaktiert werde oder nicht. Um Näheres darüber zu erfahren, wie solche Themen am besten geregelt werden, lies bitte den Beitrag „Richtlinien, die Menschen führen“.

 

ÜBERNAHME VON RICHTLINIEN FÜR DELEGIERTE DOMÄNEN

Domänen können delegiert werden. Beispielsweise kann der GC eine Domäne „Newsletter“ an den Marketing Sub-Kreis delegieren. Sobald der Marketing-Kreis Inhaber dieser Domäne ist, haben die Mitglieder des GC keine Befugnis mehr, Einfluss auf den Newsletter ohne Berechtigung durch den Marketing-Kreis zu nehmen (ausser die Governance wurde diesbezüglich verändert).

Paragraph 2.1.3 der Verfassung besagt „Der Kreis behält jedoch das Recht, die Delegation dieser Domäne zu verändern oder aufzuheben, oder Richtlinien zu definieren oder zu ändern, die die Befugnisse der Rolle innerhalb der Domäne erweitern oder begrenzen.“

 

RICHTLINIEN KÖNNEN NICHT ETWAS STEUERN, DAS DER ORGANISATION NICHT GEHÖRT

Die Organisation kann nur ihr Eigentum steuern (z.B. Domänen, Grundbesitz, etc.). Dies gilt auch für den Kreis.

Wie bereits erwähnt, sind Richtlinien immer mit einer Domäne verknüpft oder an Dinge gebunden, die durch den Kreis kontrolliert werden („impliziten Domäne“). Auch hier gilt das Prinzip, dass du eine Richtlinien nur für deinen “Besitz“ erlassen kannst. Hier ein Beispiel: Forderst du eine Richtlinie, die regelt, welche Rollen autorisiert sind, die Liste mit Kunden-E-Mail-Kontakten zu aktualisieren, dann solltest du dich erst mal fragen „Kontrolliert dieser Kreis die Liste mit Kunden-E-Mail-Kontakten?“ Falls dies nicht der Fall ist, delegiere diese Domäne, oder bringe eine Spannung über die Rep-Links im zuständigen Kreis ein.

Ausserdem sind Richtlinien, die Arbeitszeit oder andere Erwartungen an Mitarbeiter regeln, wie sie üblicherweise in Mitarbeiter-Handbücher klassischer Unternehmen geregelt sind, ungültig. Mitarbeiter sind nicht in “Besitz” der Organisation und können daher auch nicht durch sie kontrolliert werden. Die Organisation kann nur Rollen kontrollieren. Um diesen Aspekt besser unter philosophischen Gesichtspunkten zu verstehen, lies bitte auch „Diesmal wird’s persönlich“ oder „Richtlinien, die Mitarbeiter steuern“.

 

ACHTE AUF DAS WORT «SOLLEN»

Das Wort “sollen” gehört nicht in eine Richtlinie, weil Richtlinien offizielle Regeln beinhalten im Gegensatz zu einem Leitfaden, den man einhalten kann aber nicht muss. Eine Richtlinie, in der zu lesen ist «Jeder, der sich etwas ausleiht, sollte das Zubehör-Verzeichnis auf den neuesten Stand bringen», ist nicht sehr hilfreich. Ich müsste in jedem Einzelfall überprüfen, ob die Richtlinie überhaupt zutrifft oder nicht.

Stattdessen sollten Richtlinien immer sehr bestimmt formuliert sein, etwa «Jeder, der sich etwas ausleiht, MUSS das Zubehör-Verzeichnis auf den neuesten Stand bringen.» Damit entsteht Klarheit darüber, was erlaubt und was nicht erlaubt ist. Gibt es einen Änderungsbedarf, kann dieser im Governance Meeting als Spannung eingebracht werden.

Natürlich geht es bei Sprache immer auch um Interpretation. Es mag also widersprüchliche Auffassungen darüber geben, was „auf den neuesten Stand bringen“ heisst oder, was unter „Zubehör“ verstanden wird. Es sollte allerdings Klarheit darüber bestehen, um welche Erwartung es hier geht.

 

WAS PASSIERT, WENN EINE RICHTLINIE KONSTANT VERLETZT ODER IGNORIERT WIRD?

Ehrlich gesagt, dann hast du ein Problem. Holacracy macht diese Situation nicht unwahrscheinlicher als in irgendeinem anderen Unternehmen (wie geht ein Unternehmen mit jemandem um, der ständig gegen eine Unternehmensrichtlinie verstösst?). Allerdings gibt es Holacracy-spezifische etablierte Praktiken, die gut funktionieren.

Zunächst einmal gehen wir davon aus, dass alle üblichen Handlungsoptionen schon ausgeschöpft sind. Dies bedeutet, das derjenige, der die Richtlinie verletzt hat, über die Richtlinie ausreichend aufgeklärt wurde und derjenige weiss, dass er sie befolgen muss. Dem Betroffenen ist auch bewusst, dass er einen Vorschlag zur Änderung der Richtlinie einbringen kann. Trotzdem verletzt der Betroffene die Richtlinie ohne mit der Wimper zu zucken.

Manchmal ist die Lösung bereits klar in der Governance definiert, das Problem liegt aber in ihrer Durchsetzung. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, jemand verstößt konsequent gegen die Richtlinie: „Alle Anträge auf Erstattung von Reisen müssen innerhalb von 2 Monaten nach Tätigung der Ausgaben eingehen.“ In diesem Fall hat die Rolle, die die Ausgaben steuert (nennen wir sie „Finanzen“), die volle Befugnis, das Geld zurückzuhalten, falls der Antrag auf Erstattung ausserhalb des 2-Monats Zeitraums liegt. Die naheliegendste Lösung wäre, dass „Finanzen“ die Erstattungen ablehnt und der Betroffene dies als eine Spannung einbringen kann. Wenn die Umsetzung der Richtlinie allerdings unangenehm ist, sollte erst die Rolle „Finanzen“ angesprochen werden damit diese gegebenenfalls die Richtlinien anpassen kann.

Eventuell muss die Organisation eine Klausel im Arbeits-/Partnervertrag festhalten, die von jedem, der der Organisation beitritt, unterzeichnet wird. Die Klausel könnte zum Beispiel lauten: „Wer trotz ausreichender Hinweise konsequent und bewusst gegen geltende Richtlinien verstösst, dessen Einkommen wird vom Payroll Circle jede Woche um 20% gekürzt, bis er nachweist, dass er die geltenden Richtlinien befolgt.

Hinweis: Eine sofortige Kündigung erfolgt in der Praxis normalerweise nicht, da nur wenige Unternehmen wirklich damit drohen.

Über einem anderen interessanten Ansatz berichtet Paul Walker von Zappos, bei denen jeweils der Beteiligte, der am meisten betroffen ist, die Sanktionen definiert. In der Community of Practice, einer online Plattform zum Austausch über Praxis-Erfahrungen mit der Holakratie, berichtet er Folgendes:

“Das Missachten oder Verletzen von Richtlinien ist in unserem Unternehmen schon seit langem ein Thema und wir haben bereits unterschiedlichste Herangehensweisen ausprobiert, wie wir Leute dazu bringen könnten, sich an die geltenden Richtlinien zu halten.  Allerdings wurde die Einhaltung, egal welcher Richtlinie, nicht zwingend durchgesetzt, schon allein aufgrund der schieren Menge von geltenden Richtlinien in unserem Unternehmen (und wir sind ein grosses Unternehmen). Auch war es einigen Lead Links einfach egal, ob ein Kreismitglied eine Richtlinie einhielt, solange sie nicht direkt den eigenen Kreis  betraf.

Wie überall gibt es nicht DIE Lösung, offensichtliche Richtlinienverletzungen zu ahnden. Dennoch können die oben beschriebenen Ansätze bei der Lösungssuche helfen.

 

Lies „Introducing the Holacracy Practicioner Guide” um mehr Artikel zu finden (englische Originale)
oder den Xpreneurs Blog für die deutschen Übersetzungen.

 

 

Ähnliche Beiträge

Privacy Policy Settings